Oproeping voor een algemene vergadering (van een BV, BVBA, NV, CV, CVBA)

Dit document maakt het mogelijk om een oproeping voor de algemene vergadering van een vennootschap op te stellen. De oproeping is een brief aan de aandeelhouders, bestuurders en, in voorkomend geval, aan de commissarissen van de vennootschap om hen op de hoogte te brengen van het plaatsvinden en de agenda van een algemene vergadering.

Dit document is geldig voor het bijeenroepen van een gewone algemene vergadering (die volgens de wet minstens eenmaal per jaar moet plaatsvinden, voornamelijk om de rekeningen van de vennootschap goed te keuren) en een buitengewone algemene vergadering (elke andere vergadering van de aandeelhouders en de bestuurders of zaakvoerders van de vennootschap om over het lot ervan te beslissen). Het is ook mogelijk om beide vergaderingen door dezelfde oproeping bijeen te roepen.

De ondernemingen waarop dit document betrekking heeft, zijn: besloten vennootschappen (BV), naamloze vennootschappen (NV) en coöperatieve vennootschappen (CV).

HOE DIT DOCUMENT TE GEBRUIKEN

De oproeping wordt opgesteld door de bestuurders van de vennootschap.

Het moet de identiteit van de vennootschap, de datum en het tijdstip van de algemene vergadering, de plaats waar de desbetreffende algemene vergadering zal worden gehouden, alsook de formaliteiten die moeten worden vervuld om er toegang toe te krijgen of zich er te laten vertegenwoordigen.

Het tweede element dat in de oproeping moet worden opgenomen, is de agenda, met inbegrip van alle onderwerpen die tijdens de vergadering moeten worden behandeld. Deze worden bepaald door de wet, door de statuten of door de bestuurders of commissarissen (persoon of vennootschap belast met de controle van de rekeningen) van de vennootschap.

Nadat het document is ingevuld en, tenzij schriftelijk anders overeengekomen door de geadresseerde, moet de oproeping tenminste 15 dagen voor de vergadering worden verzonden (tenzij de statuten een langere termijn voorschrijven):

- voor een BV, NV en CV's: per e-mail (indien een e-mailadres werd meegedeeld door de betrokkene) of per gewone post aan alle aandeelhouders en, indien van toepassing, de commissaris;

- voor de NV: de oproeping gebeurt eveneens door middel van een aankondiging in het Belgisch Staatsblad, in een nationaal verspreid dagblad (behalve voor een gewone algemene vergadering in overeenstemming met de statuten die niet tegelijk een buitengewone algemene vergadering zijn) en op de website van de NV. Indien het een genoteerde vennootschap betreft, moet de oproeping ten minste 30 dagen voor de vergadering gebeuren. De oproeping moet ook gebeuren via media die een verspreiding mogelijk maken binnen de Europese Economische Ruimte.

Tot slot zijn er, afhankelijk van de agendapunten, enkele stukken voorzien die:

- voor de BV: samen met de oproepingsbrief voor de vergadering aan de aandeelhouders worden bezorgd;

- voor de CV: indien bepaald door de statuten, samen met de oproepingsbrief voor de vergadering aan de aandeelhouders worden bezorgd. In elk geval kunnen de aandeelhouders ter zetel van de vennootschap een kopie verkrijgen van deze stukken;

- voor de NV: bij de oproeping te voegen zijn en aan de aandeelhouders op naam (van wie de aandelen de naam dragen) worden toegezonden; toe te zenden zijn aan opgeroepte personen die tenminste zeven dagen vóór de algemene vergadering de formaliteiten voor toelating tot de vergadering hebben vervuld; en op de maatschappelijke zetel van de vennootschap beschikbaar zijn voor elke effectenhouder van zodra de oproeping voor de algemene vergadering werd verstuurd.

TOEPASSELIJK RECHT

Wetboek van vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019.

HET MODEL BEWERKEN

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.