Notulen van een algemene vergadering van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW)

Dit document wordt gebruikt voor het opstellen van de notulen van de algemene vergadering van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW). Een notulen of PV is een geschreven en samengevat verslag van alles wat er op de algemene vergadering is besloten.

Het kan een gewone of buitengewone algemene vergadering zijn.

• De gewone algemene vergadering van een vereniging is de jaarvergadering van haar leden om de jaarrekening en de toekomstige begroting goed te keuren. Andere kwesties zoals benoemingen, ontslag of de beloning van managers, bestuurders of accountants komen ook in het algemeen aan de orde.
• De buitengewone algemene vergadering van een vereniging is elke andere vergadering van de leden, bijeengeroepen door de raad van bestuur in het belang van de vereniging of op verzoek van ten minste 1/5 van de leden.

Elke algemene vergadering en dus ook alle notulen moeten worden voorafgegaan door een oproeping, die ten minste 8 dagen voor de vergadering wordt verzonden.

Dit document houdt rekening met alle mogelijke besluiten, waaronder de volgende:

- goedkeuring van de rekeningen van de vereniging;
- de kwijting die moet worden verleend aan de bestuurders of zaakvoerders en de commissaris;
- de verlenging, benoeming of herroeping van een zaakvoerder of bestuurder;
- verlenging, benoeming of ontslag van de commissaris;
- de kwestie van de beloning van bedrijfsleiders of bestuurders.

De notulen van de algemene vergadering moeten alle belangrijke punten van de vergadering vermelden en in het bijzonder:

- de datum van de vergadering, de plaats en het tijdstip van de opening van de zitting;
- de samenstelling van het bureau;
- de gedetailleerde agenda van de vergadering;
- de vaststelling van de regelmatigheid van de bijeenroepingen;
- het totaal aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden;
- de verklaring van wat de vergadering geldig kan beraadslagen;
- de beraadslagingen;
- de stemmen;
- bevestiging van de aanneming van de resoluties;
- de sluitingstijd van de vergadering;
- de vermelding van de lezing en de namen van de ondertekenaars.

De algemene vergadering kan in principe alleen beraadslagen over de agendapunten die bij de bijeenroeping van de vergadering zijn verzonden. Indien de statuten dit bepalen, kan de vergadering echter ook geldig beraadslagen over andere zaken.

In principe wordt elk besluit, ongeacht het aantal aanwezigen, genomen bij meerderheid van de stemmen van de op de algemene vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden (ook wel gewone meerderheid genoemd). De statuten of de wet kunnen echter restrictievere meerderheidseisen opleggen.

Dit geldt voor alle wijzigingen in de statuten van de vereniging. Zij eisen in de eerste plaats dat ten minste 2/3 van de gewone leden aanwezig is (zo niet, dan moet er ten minste 15 dagen later een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen. Deze vergadering kan geldig beslissen ongeacht het aantal aanwezige leden.). Om de wijzigingen van de statuten geldig te kunnen aannemen, moet ten minste 2/3 (4/5 als de wijziging de doelstellingen of de doelstelling om de vereniging om te vormen tot een vennootschap met een sociaal doel) van de leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd zijn.

Indien een lid tegen een besluit is, kan hij of zij de voorzitter verzoeken zijn of haar opmerkingen te laten opnemen, dat wil zeggen in de notulen op te nemen.

HOE DIT DOCUMENT TE GEBRUIKEN

Moeten bepaalde documenten bij de notulen van de vergaderingen worden gevoegd, waaronder:

- de aanwezigheidslijst;
- volmachten;
- het origineel van de stemmen per brief;
- de verschillende verslagen (verslagen van het management of de raad van bestuur, de commissaris, de vereffenaar,...).

Na voltooiing moet dit document worden ondertekend door de leden van het bureau en door de leden van de vergadering die daarom verzoeken. De notulen moeten vervolgens worden bewaard in een register waarin alle notulen van de vereniging worden opgenomen en gedeponeerd. De leden hebben te allen tijde het recht om dit register te raadplegen.

TOEPASSELIJK RECHT

Wetboek van vennootschappen en verenigingen

HET MODEL BEWERKEN

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.