Notulen van een gewone of buitengewone algemene vergadering (van een BV, BVBA, NV, CV, CVOA)

Dit document wordt gebruikt voor het opstellen van de notulen van de algemene vergadering van een vennootschap. Notulen of processen-verbaal bevatten een samenvattend verslag van alles wat op de algemene vergadering is besloten. Het kan gaan om een gewone of buitengewone algemene vergadering.

De gewone algemene vergadering van een vennootschap is de jaarlijkse vergadering van aandeelhouders (of vennoten) die de jaarrekening goedkeurt. Andere kwesties zoals de benoeming, het ontslag of de bezoldiging van managers, bestuurders of bedrijfsrevisoren kunnen eveneens aan bod komen.

De buitengewone algemene vergadering van een vennootschap is elke andere vergadering van aandeelhouders die door de bestuurders of de raad van bestuur wordt bijeengeroepen in het belang van de vennootschap of op verzoek van ten minste 1/5 van de aandeelhouders of zoals bepaald in de statuten van de vennootschap.

De vennootschappen waarop dit document betrekking heeft zijn besloten vennootschappen (BV) besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (BVBA), naamloze vennootschappen (NV), coöperatieve vennootschappen (CV) en coöperatieve vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid (CVOA).

De notulen worden opgesteld door het bureau, bestaande uit minstens één voorzitter (benoemd door de statuten of gekozen door de vergadering) en een secretaris (benoemd door de voorzitter of de vergadering) en, indien nodig, stemopnemers, die belast zijn met de controle op de aanwezigheid en de stemming. Het lid van de raad van bestuur dat verantwoordelijk is voor het opstellen van de notulen wordt de secretaris genoemd.

Dit document houdt in het bijzonder rekening met de volgende besluiten:

- de goedkeuring van de jaarrekening van de vennootschap;
- de kwijting die moet worden verleend aan de zaakvoerders of bestuurders en de commissaris;
- de verlenging, benoeming of herroeping van een zaakvoerder of bestuurder;
- vernieuwing, benoeming of ontslag van de commissaris;
- de kwestie van de beloning van zaakvoerders of bestuurders.

Het staat ook toe dat over andere dan de hierboven vermelde onderwerpen wordt beraadslaagd, voor zover deze geen wijziging van de statuten van de vennootschap inhouden. Een dergelijke wijziging moet immers worden vastgelegd in een authentieke akte, opgemaakt door een notaris.

HOE DIT DOCUMENT TE GEBRUIKEN

De notulen van de algemene vergadering moeten alle belangrijke punten van de vergadering vermelden waaronder de tijdstippen van opening en sluiting van de vergadering, de agenda van de vergadering, het aantal aandelen die vertegenwoordigd zijn op de vergadering, de beraadslagingen en stemmingen.

Indien een aandeelhouder tegen een beslissing is, kan hij de voorzitter verzoeken zijn opmerkingen te laten notuleren, d.w.z. ze in de notulen op te nemen, voor zover ze relevant zijn en het belang van de vennootschap niet schaden.

Bovendien moeten bepaalde documenten bij de notulen van de vergaderingen worden gevoegd, waaronder:

- een kopie van de uitnodigingen op naam;
- de aanwezigheidslijst;
- eventuele volmachten;
- het origineel van de eventuele stemmen per brief;
- de verschillende verslagen (verslagen van de directie of de raad van bestuur, de commissaris, de vereffenaar....).

Na voltooiing moet dit document worden ondertekend door de leden van het bureau en door de leden van de vergadering die daarom verzoeken. De notulen moeten vervolgens worden bewaard in een register waarin alle notulen van de onderneming worden opgenomen en bewaard.

TOEPASSELIJK RECHT

Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen

HET MODEL BEWERKEN

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.