Convocation à une assemblée générale (d'une SRL, SA, SC, SNC, SComm)

Ce document permet de créer une convocation à l'assemblée générale d'une société. La convocation est une lettre envoyée aux actionnaires, administrateurs ou gérants et, cas échéant, commissaires de la société pour les prévenir de la tenue ainsi que de l'ordre du jour d'une assemblée générale.

Le présent document est valable pour convoquer :
- une assemblée générale ordinaire : qui doit avoir lieu au moins une fois par an selon la loi, principalement pour approuver les comptes de la société ; et
- une assemblée générale extraordinaire : toute autre réunion des actionnaires et des administrateurs ou gérants de la société pour décider du sort de celle-ci.
Il est également possible de convoquer les deux assemblées par le biais de la même convocation.

Les sociétés concernées par le présent document sont les suivantes : les sociétés à responsabilité limitée (SRL), les sociétés anonymes (SA), les sociétés coopératives (SC), les sociétés en nom collectif (SNC) et les sociétés en commandite (SComm).

COMMENT UTILISER CE DOCUMENT

En fonction du type de société, la convocation doit être rédigée par les gérants (SNC et SComm) ou les administrateurs (SA, SC, SRL).

Elle doit préciser l'identité de la société, la date, l'heure et le lieu où se déroulera l'assemblée générale en question, ainsi que les formalités à accomplir pour pouvoir y accéder ou s'y faire représenter.

Le deuxième élément que la convocation doit contenir est l'ordre du jour, comprenant tous les sujets qui devront être traités lors de l'assemblée. Ceux-ci sont déterminés soit par la loi, par les statuts ou par les gérants, administrateurs ou commissaires aux comptes (personne ou entreprise chargée de vérifier les comptes) de la société.

Une fois le document complété et, sauf accord personnel écrit du destinataire, il convient d'envoyer la convocation au moins 15 jours avant l'assemblée (sauf délai plus long exigé par les statuts) :

• pour les SRL, SC : par courrier électronique (ou à défaut par courrier simple) aux membres convoqués ;

• pour les SA : par courrier électronique (ou à défaut par courrier simple) aux membres convoqués ainsi qu'au Moniteur belge, et par publication sur le site Internet de la société.

Enfin, en fonction des points mis à l'ordre du jour, certains documents sont prévus. Ils doivent :

• pour les SC : être disponibles pour copies au siège de la société lors de l'assemblée générale;

• pour les SRL : être envoyés dans le courrier électronique en même temps que la convocation à l'assemblée générale;

• pour les SA : être disponibles sur le site Internet dès la date d'envoi de la convocation à l'assemblée générale.

Ils devront également être envoyés à toute autre personne convoquée qui en fait la demande.

DROIT APPLICABLE

Le Code des sociétés et des associations

COMMENT MODIFIER LE MODÈLE

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.